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A seguito delle recenti innovazioni introdotte dalle normative in materia le aziende italiane stanno gradualmente abbandonando la tradizionale gestione dei documenti cartacei a favore della archiviazione sostitutiva.

Si tratta di un cambiamento già avviato da alcuni anni nella pubblica amministrazione ma che rappresenta, assieme alla diffusione dei telefoni voip cordless, una vera e propria novità per tutti gli studi professionali.

Cosa si intende nello specifico con il termine archiviazione sostitutiva? Si fa riferimento con questa definizione ad una nuova procedura di archiviazione di documenti cartacei oppure digitali in formato digitale; la conservazione avviene grazie alla condivisione di un apposito protocollo informatico.

Bisogna considerare che questo è, senza alcun dubbio, il miglior momento per avviare il lungo processo di dematerializzazione dei documenti; secondo quanto afferma l’osservatorio del Politecnico di Milano, infatti, la situazione attuale è nettamente favorevole. Le leggi attuali, infatti, favoriscono la nascita della cosiddetta PA digitale, inoltre il decreto Salva Infrazioni ha finalmente riconosciuto alle fatture (passive ed attive) lo stesso valore di quelle cartacee. Non bisogna infine dimenticare che si anche affermando gradualmente il ricorso alla posta elettronica certificata che soppianterà quindi l’utilizzo del fax.

Bisogna, poi, considerare che oggigiorno gli archivi cartacei non sono più sostenibili. Secondo quanto affermato dall’osservatorio del politecnico buona parte degli archivi del Nostro Paese sarebbe prossimo alla saturazione.

Infine non bisogna dimenticare che la conservazione “tradizionale” dei documenti cartacei comporta costi molto alti per la logistica; insomma si tratta di uno spreco che per fortuna potrà essere eliminato.

Naturalmente le aziende più strutturate potranno occuparsi in prima persona della conservazione sostitutiva mentre i liberi professionisti e le aziende di piccole dimensioni potranno fare affidamento sull’outsourcing; i costi, infatti, saranno sicuramente alla portata di tutti.

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